Egal ob physisch oder virtuell, wer an einer Veranstaltung teilnimmt denkt nur selten an die vielen Wochen und Monate schweißtreibender Arbeit, die in die Vorbereitung für diesen Moment geflossen sind.
Nach unzähligen Meetings zu den verschiedensten Themen rund um Budgets, Veranstaltungsorte, Speaker:innen und Zeitpläne kommt der Moment der Wahrheit: Die Registrierung für die Veranstaltung ist eröffnet, der E-Mail-Verteiler ist informiert, neben den ersten Posts auf den Social Media Kanälen wurde vielleicht auch schon eine Werbekampagne geschaltet – doch die Anzahl der Anmeldungen wächst nur in kleinen Schritten.
Ernüchternd, aber für viele Veranstalter:innen noch immer die Realität.
Der Grund dafür liegt dabei nur selten in der Veranstaltung selbst. Viel häufiger ist es die falsche Ansprache der Zielgruppe oder die fehlende Event-Registrierungsstrategie, wegen denen der gewünschte Erfolg ausbleibt.
Zusätzlich finden auch immer mehr Veranstaltungen im hybriden oder vollkommen virtuellen Eventformat statt. Das vereinfacht die Durchführung einer Veranstaltung zwar um ein Vielfaches und bietet dir deutlich mehr Flexibilität, bedeutet aber auch, dass nun noch mehr Veranstaltungen um die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe kämpfen.
Hier gilt es nun umso mehr sich von der Masse abzuheben und seinen (potentiellen) Teilnehmenden schon mit dem ersten Touchpoint bei der Registrierung ein besonderes Erlebnis zu bieten.
Auch wenn es kein einheitliches Erfolgsrezept für die perfekte Strategie zur Veranstaltungsregistrierung gibt, verraten wir dir in diesem Ratgeber unsere besten Tipps und Tricks, mit denen du mehr Besucher:innen auf deine Registrierungsseite lockst und den ROI deiner Veranstaltungen steigerst.
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Die richtige Event-Registrierungssoftware wählen
Mit der richtigen Software für die Eventregistrierung sparst du nicht nur dir selbst viel Ärger und Zeit, sondern ermöglichst auch die bestmöglichen Conversionraten für die Anmeldungen zu deiner Veranstaltung.
Diese Tipps sollen dich dabei unterstützen, die richtige Registrierungssoftware für dich, deine Veranstaltung oder deine Organisation zu finden.
Definiere deine Ziele
Was ist das Ziel deiner Veranstaltung? Produktvorstellungen, Workshops, Konferenzen oder auch Galas haben alle ganz eigene Voraussetzungen und der jeweilige Erfolg wird an unterschiedlichen KPIs gemessen.
Definiere deine Eventziele daher so spezifisch wie möglich und überlege dir, welche Lösungen und Funktionen du vor, während und nach der Veranstaltung zum Erreichen dieser Ziele benötigst.
Neben deinen Geschäftszielen solltest du dabei auch das Feedback von vergangenen Veranstaltungen, Teilnehmenden und Mitarbeitenden einbeziehen.
Wichtige Fragen, die du dir dabei stellen solltest:
- Warum veranstalte ich dieses Event?
- Wer sind meine perfekten Teilnehmer:innen?
- Was erwarten meine Teilnehmenden von dieser Veranstaltung?
- Was erwarte ich von dieser Veranstaltung?
Ideen für Eventziele:
- Registrierungen steigern
- Kosten pro Teilnehmer:in optimieren
- Awareness für Produkte oder Unternehmen generieren
- Leads generieren
- Produkte / Dienstleistungen verkaufen
Lege dein Veranstaltungsbudget fest
Wenn du weißt, was du mit deiner Veranstaltung erreichen möchtest, kannst du dir überlegen, wie du es erreichen möchtest. Dabei spielen Geld und deine Budgetaufteilung natürlich eine essentielle Rolle.
Während du für deine physische Veranstaltung nach einer zusätzlichen Registrierungslösung suchen musst, kannst du bei virtuellen oder auch hybriden Eventformaten Geld sparen, indem du eine Eventplattform mit integrierter Registrierungslösung wählst.
Starte deine Recherche
Wenn du weißt, was du brauchst und was in dein Budget passt, kannst du deine Suche nach der passenden Registrierungslösung beginnen.
Es gibt viele gute Tools, die zusätzlich auch Funktionen wie E-Mail-Marketing, Umfragenerstellung, eigene Landinpageerstellung und Analytics beinhalten.
Gute Übersichten und Vergleiche gibt es regelmäßig in den einschlägigen MICE Blogs und Fachzeitschriften zu finden.
Wir empfehlen auch einen Blick auf Softwarevergleichsportale wie Capterra zu werfen. Hier findest du auch viele ehrliche Bewertungen von Kund:innen.
Anmeldungen mit der richtigen Eventregistrierungsseite steigern
Die Website oder Landingpage für deine Veranstaltung hat einen unglaublich großen Einfluss darauf, wie viele Personen sich für deine Veranstaltung registrieren werden.
Es ist wichtig, den Registrierungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten und deinen Seitenbesucher:innen alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu stellen.
Eine kurze Beschreibung des Events, der teilnehmenden Speaker:innen sowie Zeit, Ort und Themen des Events sollen kurz und auf den Punkt gebracht erläutert werden.
Eine prominente Value Proposition ist ebenso essentiell, um interessierten Besucher:innen den Wert der Veranstaltung direkt und kompakt zu vermitteln.
Tipps für die Gestaltung einer Registrierungsseite mit hohen Anmeldungsraten:
Bring es auf den Punkt
Statt langer Fließtexte solltest du alle wichtigen Informationen kurz und knackig, am besten sogar in einer übersichtlichen Listenansicht, darstellen. So sind die essentiellen Informationen auch beim schnellen Überfliegen der Seite sofort ersichtlich.
Ermögliche mehrere Zahlungsoptionen
Wenn deine Tickets Geld kosten, ist es deinen Teilnehmer:innen gegenüber besonders freundlich, wenn du verschiedene Zahlungsoptionen anbietest. Zu den beliebten Klassikern gehören dabei PayPal, Kreditkarten, oder auch Zahlungsdienstleister wie Klarna.
Biete verschiedene Ticketvarianten an
Wenn der Zugang zur Veranstaltung kostenpflichtig ist, solltest du auch über verschiedene Ticketkategorien nachdenken.
Early Bird Tickets, Last Minute Tickets, Rabatte für Student:innen, Premium Tickets mit Zusatzleistungen, kostenlose Tickets für Partner:innen und Presse – verschiedene Ticketvarianten bieten dir und deinen Teilnehmer:innen flexible Möglichkeiten und viele Vorzüge, um die Anzahl der Registrierungen in die Höhe zu treiben.
Gestalte die Website responsiv für mobile Geräte
Mittlerweile machen Smartphones und Tablet den größten Teil der Geräte aus, mit denen Konsument:innen online sind. Die Website für dein Event muss also auch auf kleinen Bildschirmen gut aussehen und voll funktionstüchtig sein.
Integriere Social Sharing in den Anmeldungsprozess
Mache deine frisch gewonnenen Teilnehmenden zu Botschafter:innen für deine Veranstaltungen, indem du Social Sharing Funktionen an das Ende des Registrierungsprozesses integrierst. Teilnehmer:innen können so direkt in ihren sozialen Netzwerken von ihrer Anmeldung berichten und damit die Reichweite deines Events erhöhen.
Vereinheitliche das Corporate Design
Individuelle Gestaltung und ein stimmiges Gesamtbild sind das A und O. Die Corporate Identity, Farben, Logos, Badges: Achte darauf, dass alles nach dir, deinem Unternehmen oder deiner Veranstaltungsreihe aussieht.
Vereinfache Support- und Kundenanfragen
Fragen werden immer aufkommen. Stelle sicher, dass du ausreichende Optionen bereitstellst, um Teilnehmer:innen schnelle und zuverlässige Antworten auf ihre Fragen geben zu können.
Ein Live-Chat oder ein FAQ auf der Event-Registrierungsseite können den Unterschied ausmachen zwischen engagierten Teilnehmer:innen oder denen, die Ausreden finden, um sich nicht anzumelden.
Mehr Traffic für die Registrierungsseite generieren
Selbst die optimierteste Registrierungsseite führt nicht zum gewünschten Erfolg, wenn sie niemand sieht.
Egal ob die Anmeldung auf der eigenen Website, einer speziellen Landing Page oder direkt auf der Eventplattform geschieht – ohne Promo geht nichts.
Hier sind unsere Tipps für die beliebtesten (und bewährtesten) Marketingkanäle, um mehr Traffic auf die Anmeldeseite für dein Event zu generieren:
E-Mail Marketing für Veranstaltungen
Mit gezieltem E-Mail-Messaging lassen sich wichtige Informationen zum Event an die gewünschte Zielgruppe richten. Dabei ist es egal, ob das Event beworben, eine Dankesnachricht verschickt, regelmäßige Event-Updates oder Erinnerungsmails für das bevorstehende Event verschickt werden.
Wichtig ist es, im stetigen Austausch mit deinen Teilnehmer:innen zu bleiben, um News zur Veranstaltung zu teilen und die No-Show-Rate so niedrig wie möglich zu halten.
Social Media für Awareness und Customer Service
Wer sich nur auf E-Mail-Marketing verlässt, verschenkt große Potenziale. Sprich deine Zielgruppe dort an, wo sie unterwegs ist. Poste regelmäßige Updates auf Facebook, Instagram, LinkedIn, Tik Tok oder wo immer sonst sich deine Zielpersonas digital aufhalten.
Beziehe dabei deine Zielgruppe mit ein, um die Reichweite deines Messagings zu maximieren.
Social Media ist auch ein nützlicher Kanal für Supportanfragen jeglicher Art und um die Zielgruppe auch nach der Veranstaltung (und somit vor der nächsten Veranstaltung) warm zu halten.
SEO richtig einsetzen
Die Suchmaschinenoptimierung leistet einen erheblichen Anteil, um nachhaltig und langfristig erfolgreich zu sein. Gut recherchierte Keywords und thematisch passender Content verhelfen zu einem Zuwachs organischen Traffics. Je mehr individuell geschriebener Content auf die Event-Registrierung verweist, desto höher die Wahrscheinlichkeit eines erhöhten Trafficvolumens.
Beachte jedoch, dass es eine Zeit dauern kann, bis deine SEO-Maßnahmen erste Ergebnisse liefern und plane die Contenterstellung entsprechend früh in deine Vorbereitungen ein.
SEA & Paid Advertising zur Unterstützung
Ob Suche oder Display, bezahlte Werbekampagnen sind die perfekte Ergänzung zu deinen organischen Maßnahmen und garantieren eine hohe Reichweite in kurzer Zeit.
Nutze PPC (Pay-Per-Click) Kampagnen, um für relevante Suchbegriffe in den Suchergebnissen bei Google oder Bing aufzutauchen.
Werbekampagnen auf den Social Media Kanälen deiner Zielgruppe sind ein zusätzlicher Weg, um deine Registrierungsraten zu erhöhen, mehr Awareness zu genieren und Interessent:innen zu retargeten.
Sponsor:innen und Partner:innen einbinden
Wenn du bei deinem Event durch Sponsor:innen unterstützt wirst oder mit Partner:innen arbeitest, sollten diese als Multiplikatoren für deine Registrierungskampagne und in alle Event-Marketingmaßnahmen einbezogen werden.
Erfolgsmessung der Anmeldungsstrategie für deine Veranstaltung
Nur was gemessen wird, kann auch optimiert werden. Während und nach der Anmeldungsphase deiner Veranstaltung sammelst du viele Datenpunkte, anhand deren du deinen Erfolg messen kannst.
Zu den typischen Metriken gehören:
- Anzahl der Registrierungen
- Anmeldezeiten (Wie lange vor der Veranstaltung kamen die Anmeldungen)
- Anmeldungsraten auf deiner Website / Landing Pages
- Performance deiner E-Mail-, SEO- und Werbekampagnen
- Social Shares und Viralität
- Referrer
Nimm dir genug Zeit, um deine Datenpunkte auszuwerten und zu verstehen, warum und welche Maßnahmen gut oder weniger gut funktioniert haben. Nur so kannst du die Teilnehmerzahlen und Anmeldungsraten für deine nächste Veranstaltung optimieren.
Fazit
Ein gelungener Registrierungsprozess ist der Schlüssel zum Erfolg für jedes Event.
Mit der richtigen Planung, der Wahl einer passenden Registrierungslösung und einer sorgfältigen Umsetzung kann es wirklich einfach sein, deine Teilnehmer:innen schon beim ersten Kontakt zu begeistern und zu überzeugen.
Das Sammeln und Auswerten von Daten, sowie eine gewisse Experimentierfreudigkeit sorgen dafür, dass du Interessent:innen ein optimales Erlebnis bietest und deine Registrierungsraten nachhaltig steigerst.
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