Auch heute bestimmt die Corona Lage noch immer über das Austragen von Präsenzveranstaltung, weswegen sich viele Veranstalter:innen von vornherein absichern wollten und direkt den digitalen Weg eingeschlagen haben. Mit Erfolg?
Präsenzveranstaltungen rühmen sich mit einzigartigen Features, wie die einmalige Atmosphäre inmitten von tausenden Menschen mit geballtem Wissen zu stehen und Wissen aufzusaugen. Wie soll das digital möglich sein? Gerade Networking ist ein wesentlicher Grund, warum viele Menschen jegliche Eventformate besuchen und sich mit Leuten aus den verschiedensten Bereichen vernetzen, um Wissen und Meinungen austauschen. Kann ein virtuelles Event seinen Teilnehmer:innen diese Interaktions- und Networkingmöglichkeiten bieten?
Wir präsentieren Ihnen insgesamt 51 Tipps, Ideen und Beispiele, wie Sie ihr virtuelles Event zu einem einzigartigen Erlebnis machen können.
Tipps für virtuelle Veranstaltungen
Vor dem Event
Social Media Stories
Eine simple und kostenfreie Methode für mehr Reichweite und Engagement ist die Nutzung von Social Media Stories: Teasern Sie Speaker:innen oder bestimmte Event-Abläufe im Voraus für Ihre Follower:innen an oder halten Sie spannende Momente Ihrer virtuellen Veranstaltung fest.
Event-Hashtags erstellen
Bewerben Sie Ihr virtuelles Event mit einem individuellen Hashtag und motivieren Sie Ihre Teilnehmer:innen, selbigen zu verwenden, wann immer Beiträge zur virtuellen Veranstaltung gepostet werden.
Event Promtoion via Social Media Ads
Eine wirksame, wenn auch mit Kosten verbundene Methode zur Promotion Ihrer virtuellen Veranstaltung ist das Schalten von Social Media Ads, zum Beispiel via Facebook, Instagram, LinkedIn oder auch YouTube. Insbesondere Plattformen mit B2B Fokus, wie LinkedIn und mittlerweile auch Facebook, eignen sich ideal zur Bewerbung Ihres virtuellen Events.
Verschiedene Preis-Pakete
Wenn die Teilnahme an Ihrem virtuellen Event nicht kostenfrei ist, sondern eine Gebühr erhoben wird, können Sie verschiedene Preis-Pakete in Erwägung ziehen, um Teilnehmenden zum Beispiel besonderen Zugang zu bestimmten Teilen der Veranstaltung zu gewähren – so wie Sie es sicherlich auch schon von Präsenz-Veranstaltungen gewohnt sind. Achten Sie darauf, dass der höhere Preis auch wirklich einen erkenntlichen Mehrwert bietet.
Marketingaktivitäten segmentieren
Bestimmen Sie im Vorfeld, welche Werbe-Maßnahmen Sie einsetzen wollen. Instagram eignet sich eher für die jüngere Zielgruppe als Plattform, wohingegen sich Facebook mehr und mehr zu einer reinen Unternehmensplattform entwickelt, ähnlich LinkedIn. Erstellen Sie also unterschiedliche Werbe-Anzeigen, die sich an mehrere Zielgruppen richten. Gestalten Sie Ihr virtuelles Event vielfältig mit einer breiten Palette an Themen, sodass Sie Personen aus den verschiedensten Digital-Marketing-Bereichen ansprechen.
Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, sollte es kein Problem sein, diese in Untergruppen zu unterteilen und spezifische Marketing-Ansprachen zu entwickeln.
UTM Parameter verwenden
UTM Parameter sind zusätzliche Informationen, wie der Name einer ganzen Werbekampagne oder einer einzelnen Werbeanzeige, die ans Ende einer URL angehängt werden können. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Ihr virtuelles Event auf verschiedenen Websites oder mit unterschiedlichen Kampagnen bewerben, da es die Auswertung der Effektivität Ihrer Maßnahmen deutlich vereinfacht. Messen Sie mit diesen Parametern die Performance verschiedener Marketingkampagnen und vergleichen Sie die Wirksamkeit der Promotion von ausgewählten Inhalten auf verschiedenen Social-Media-Kanälen.
Messehinweis in E-Mail-Signatur
Kommunizieren Sie Ihren Partner:innen und Kund:innen bei jeder Gelegenheit, dass Sie demnächst ein virtuelles Event veranstalten. Das kann auch unterschwellig in der E-Mail-Signatur kommuniziert werden und ist obendrein eine simple kostenlose Methode, Ihr Event zu bewerben.
Erinnerungsmail am Tag/Woche/Monat davor
Es lohnt sich, Ihren Teilnehmer:innen eine Erinnerungsmail am Tag vor dem virtuellen Event zu schicken. Denn ein virtuelles Event ist viel einfacher zu verpassen als ein physisches.
Probeveranstaltung
Ein zwei Tage vor Beginn der Veranstaltung sollten Sie noch einmal gründlichst Ihre Ressourcen durchgehen und testen lassen. Funktioniert die Technik, wie sie es soll? Ist eine stabile Internetverbindung gewährleistet? Führen Sie am Tag zuvor am besten eine kleine Probeveranstaltung durch, um vermeidbare Fehler in der richtigen Veranstaltung vorab herauszufiltern.
Mobile Teilnahme
Der Großteil Ihrer Teilnehmer:innen sitzt vermutlich zuhause im Home-Office mit einem Notebook zur Hand. Doch es geht noch gemütlicher: Bieten Sie Ihren Teilnehmer:innen eine Software-Lösung für eine bequeme mobile Teilnahme per Handy oder Tablet vom Sofa aus an.
Rabatte/Gutscheine anbieten
Teilnehmer:innen möchten von Ihrem virtuellen Event profitieren. Sei es durch großartigen Content, exzellente Networkingmöglichkeiten oder kleine, attraktive Aufmerksamkeiten. Machen Sie sich zeitlich begrenzte Rabatt-/Gutscheinaktionen zu Nutze, um Teilnehmer:innen zu einer frühen Anmeldung zu verleiten und sie dafür zu belohnen. Verlosungen für einmalige Weiterbildungsmöglichkeiten zum Ende des Events hin bieten sich auch an.
Registrierungsprozess aufsetzen
Setzen Sie unbedingt auch bei kostenfreien Events einen Registrierungsprozess für Teilnehmende auf. Schon allein die Anmeldung erhöht die Verbindlichkeit der Teilnahme und reduziert die No-Show Rate. Ohne einen Registrierungsprozess ist die Versuchung groß, die Anmeldung zu vergessen und nicht teilzunehmen.
Datenschutz & DSGVO
Datenschutz und Datensicherheit spielen sowohl bei physischen, als auch bei virtuellen Events eine wichtige Rolle. Sollten Sie einen Anbieter für Ihre Webkonferenzen ins Auge gefasst haben, prüfen Sie zunächst Ihren und deren Umgang mit Daten. Klären Sie beispielsweise, ob die Daten verschlüsselt übertragen werden, was nach dem virtuellen Event mit den Daten passiert und wo diese gespeichert werden.
Promovideo
Ähnlich wie während des Events vor den einzelnen Sessions, sollten Sie auch vor dem Event Ihre Veranstaltung entsprechend bewerben und gezielt Teilnehmerakquise betreiben. Machen Sie sich dafür verschiedenste Medien zu Nutze und sprechen Sie Ihre Zielgruppe mit ausdrucksstarken Videos an und erörtern Sie kurz, aber auf den Punkt gebracht, die Inhalte und Mehrwerte, die Sie durch Ihr Event Ihren Teilnehmer:innen garantieren.
Während des Events
Q&A
Auf Veranstaltungen, sei es Online oder Präsenz, haben Teilnehmende immer Fragen. Stellen Sie eine Chat-Funktion zur Verfügung, damit Referierende die Möglichkeit haben, auf die Teilnehmerfragen eingehen zu können und die Interaktion zu fördern. Das wirkt sich positiv auf die Aufmerksamkeit aus, wenn Nutzer:innen vor ihrem Rechner nicht nur zuhören müssen, sondern sich aktiv beteiligen können.
Break-Out-Rooms
Unterteilen Sie Ihr Online-Event in mehrere Sub-Konferenzen und ermöglichen Sie es Ihren Teilnehmer:innen während Ihrer virtuellen Veranstaltung an mehreren, kleineren Workshops teilzunehmen. So können Sie auch bei einer großen Zahl von Teilnehmer:innen Interaktion und Networking in angemessenen Gruppen fördern.
Networking-Räume
Networking ist seit je her ein essenzieller Bestandteil vieler Veranstaltungen und darf auch bei virtuellen Events keineswegs fehlen. Nutzen Sie Networking-Tools, die auf Grundlage eines AI-Matching-Algorithmus Teilnehmer:innen mit denselben Interessen vernetzen. Talque ist ein ideales Tool, um Ihren Teilnehmer:innen bereits im Vorfeld die Möglichkeit zu geben, Meetings zu planen und Kontakte zu knüpfen.
1:1 Termine
Auch Aussteller und Sponsoren haben ein Interesse mit Ihren Teilnehmer:innen in Kontakt zu treten und Verkaufsgespräche zu führen. Planen Sie in Ihrem Event ausreichend Zeit und Pausen ein, um eben solche Gespräche zu ermöglichen.
Live-Abstimmungen während der Veranstaltung
Lassen Sie Ihre Speaker in Echtzeit mit den Teilnehmer:innen interagieren und Live-Abstimmungen durchführen, um Antworten in Echtzeit erfassen zu können und Diskussionen anzuregen.
Roter Faden
Damit Ihnen die Teilnehmer:innen nicht einschlafen oder die Gefahr entsteht, dass Ihrem Programm nicht gefolgt werden kann, sorgen Sie für einen geordneten Ablauf mit innovativ gestalteten Vorträgen und regelmäßigen Verschnaufpausen, die mit Entertainment-Inhalten gefüllt sind.
Multimediale Gestaltung
Abwechslung ist das A und O, um Ihre Zuschauer:innen bei Laune zu halten. Neben Produktvideos und interaktiven Tools sollten auch PDFs und Whitepaper zum Download angeboten werden, die über die Veranstaltung hinaus für die Teilnehmenden einen Mehrwert haben.
User Experience
Gestalten Sie Ihren Eventablauf aufregend und interaktiv. Beziehen Sie Ihre Teilnehmer:innen aktiv ein. Bieten Sie 1:1 Sessions zwischen den Speaker:innen und Ihren Teilnehmenden per (Video-)Chat-Funktion an.
Sponsoreneinbindung
Sponsoren und Aussteller möchten auch bei virtuellen Events bewusst eingebunden werden und sichtbar sein. Verwenden Sie Bauchbinden (Einblendung des Names sowie die Einordnung der Person im Kontext des Events), damit Ihre Teilnehmer:innen stets wissen und sich merken, wer spricht. Darüber hinaus sollten Sie Werbematerialien Ihrer Aussteller:innen per Banner und Pop-Ups auf Ihrer Eventplattform integrieren. Achten Sie aber darauf, dass diese Ihr eigentliches Event nicht überstrahlen sollten.
Video Trailer vor Sessions
Erzeugen Sie eine spannungsgeladene Atmosphäre, indem Sie Ihrem Publikum mit kurzen, aber eindrucksvollen Videos einen Vorgeschmack auf die kommende Session geben.
Nach dem Event
On-Demand Abruf nach dem Event
Einer der größten Vorteile eines virtuellen Events: Die Veranstaltung lässt sich ohne Mehraufwand aufzeichnen. So können Inhalte auch noch lange nach der Durchführung der Veranstaltung zum Abruf verfügbar gemacht werden – zum Beispiel im eigenen Video Portal. Damit entfällt der Zeitdruck und Ihre Teilnehmer:innen können die Session an einem für sie geeigneten Zeitpunkt abrufen. Diese Funktion könnten Sie zum Beispiel auch nur für VIP-Teilnehmer:innen freischalten.
Feedback Session
Planen Sie genug Zeit während oder nach der Veranstaltung ein, um Teilnehmerfeedback einzuholen. Hören Sie aufmerksam zu und scheuen Sie sich nicht davor, Neues auszuprobieren und auf Vorschläge Ihrer Teilnehmer:innen einzugehen.
Ideen für virtuelle Events
Werbegeschenke
Teilnehmer:innen, die sich direkt zu Beginn Ihrer Ankündigung Ihres Events angemeldet haben, sollten belohnt werden. Wen freut es nicht, unerwartete Lieferungen mit Werbegeschenken zu erhalten? Es bieten sich kleine Aufmerksamkeiten wie T-Shirts, Mousepads, Gebrandete Masken oder Süßigkeiten an. Mit dieser Geste bleiben Ihnen im besten Fall Ihre Teilnehmer:innen über Jahre hinweg erhalten.
Gamifizierung durch Event-App
Die sogenannte „Gamification“ ist seit einiger Zeit stark im Trend, aufgrund der zunehmenden Verlagerung hin zu hybriden, virtuellen Veranstaltungen. Ein wesentlicher Vorteil für die Benutzung von Gamifizierung ist die Ankurbelung des Publikumengagements. Niemanden schadet es, Ihrem Online-Event Spaß zu verleihen. Fügen Sie spielerische Herausforderungen hinzu, die Ihre Teilnehmer:innen während des Events beschäftigen. Es gibt etliche Arten der Gamifizierung. Dazu gehören: eine virtuelle Schnitzeljagd, Umfragen, ein Quiz sowie virtuelle Fluchträume. Involvieren Sie Ihre Zuschauer:innen mit einer spielerischen Unterhaltung.
Virtual Reality
Auch in der Veranstaltungsbranche haben Virtual- und Augmented-Reality bereits Ihren Siegeszug begonnen. Trotz noch bestehender Limitationen gewinnt die VR/AR-Branche immer weiter an Bedeutung und Popularität. Im professionellen Einsatz kann VR dazu dienen, Telefon- und Video-Konferenzen zu ersetzen und dem Event zu mehr Produktivität verhelfen. Für einen Erfolg ist vor allem die erreichte Immersion entscheidend, also wie überzeugend die künstliche Umgebung wirkt. Im Austausch mit anderen Teilnehmenden würde der Nutzer in einem virtuellen Raum mit dem Avatar seines Gegenübers interagieren, simuliert dadurch also virtuell ein 1:1 Vor-Ort Gespräch. Ein Beispiel für die Anwendung von VR in virtuellen Events finden Sie hier: https://vrtual-x.com/virtuelle-events-test-2/.
Augmented Reality
Eine weitere Möglichkeit, Ihr Event aufregend und innovativ zu gestalten, ist die Einbindung von Augmented Reality. Mit Hilfe von AR-Brillen ist es Ihnen dadurch möglich, wichtige Informationen in das reale Betrachterbild Ihrer Teilnehmer:innen zu projizieren, vorausgesetzt, diese haben eine entsprechende AR-Brille auf. Jedes Printprodukt kann so mit zusätzlichen digitalen Inhalten verknüpft werden.
Hologramm
Sofern es Ihre Technik-Standards erlauben und Kapazitäten nicht übersteigt, ist eine Hologramm-Einbindung Ihrer Speaker:innen mehr als nur ein Eyecatcher. So präsentieren Sie Ihren Speakern eine kreative und aufmerksamkeitserregende Lösung für Reisebeschränkungen während der Corona-Pandemie. Weitere Infos unter: https://www.marketing4d.de/online-praesentation/.
Virtueller Kochkurs
Damit sich Ihre Teilnehmer:innen während der Pausen zwischen dem Programm nicht langweilen müssen, bieten Sie einen kurzen virtuellen Kochkurs an und verteilen Sie anschließend Ihr Rezept an die Zuschauer:innen.
Bartender Kurs
Alternativ zum virtuellen Kochkurs könnten Sie als Veranstalter:in während der Happy Hour einen Bartender Kurs anbieten, der Ihr Publikum in einer langen Pause bei Laune halten kann. Wie genau so ein Kurs ablaufen kann, sehen Sie unter: https://b-ceed.de/remote-events/virtuelle-cocktail-kurs-party/.
Virtuelles Konzert
Eine weitere Option zur digitalen Unterhaltung ist die Einbindung eines kurzen virtuellen Konzerts zum Schluss Ihrer Veranstaltung. Lassen Sie Ihr virtuelles Event in einer unterhaltsamen lockeren Atmosphäre ausklingen. Sofa Concerts bietet unterhaltende Live Musik jeder Art mit tausenden Bands zur Auswahl: https://www.sofaconcerts.org/de/programmpunkt-online-event.
Keynote-Speaker engagieren
Ein essenzieller Vorteil eines virtuellen Events ist der geringere Aufwand im Vergleich zum Offline-Event. Gerade deshalb ist es möglicherweise einfacher an Speaker:innen zu gelangen, die normalerweise aufgrund der hohen Zeitbeanspruchung nicht zur Verfügung stehen und ausgebucht sind. Außerdem verleihen Sie Ihrem Event eine hohe Qualität mit aufsehenerregenden Speakern und kurbeln dadurch Ihre Anmeldung für Ihr Event an.
Goodie-Bags
Goodiebags sind kleine zusammengestellte Gastgeschenke aus Werbeprodukten, die an die Teilnehmer:innen und Speaker:innen nach einer Veranstaltung verteilt werden. Bei einer Veranstaltung sollten die Inhalte der Event Bags auf keinen Fall wahllos sein, sondern auf das Event abgestimmt mit hoher Relevanz für Ihre Teilnehmer:innen. Ein virtueller Goodie Bag wird dabei genauso befüllt, wie eine traditionelle, nur digital. Dadurch sparen Sie sich Zeit und Geld und können stattdessen Inhalte zu Give-Aways, Gutscheinen, Videomaterial etc. auf einer Website zur Verfügung stellen.
Videoproduktion beauftragen
Bei einer großaufgesetzten virtuellen Veranstaltung darf nicht an Mühe und Qualität gespart werden, wenn diese erfolgreich sein soll. Engagieren Sie eine Videoproduktion, um Videos und Anzeigen erstellen zu lassen und sich mit professioneller Hilfe durch das Event begleiten zu lassen. Wir unterstützen Sie bei der Realisierung Ihrer Wunsch-Veranstaltung. Treten Sie mit uns in Kontakt unter: https://www.movingimage.com/de/filmproduktion/.
Merchandising-Shop
Neben Präsent-Boxen und Goodies können Sie weitere Produkte wie T-Shirts, Basecaps, Tassen etc. im Look Ihres Events anbieten und verkaufen. Das monetarisiert einerseits das Event und erzeugt zugleich eine Verbundenheit mit diesem. Erstellen Sie ganz einfach Ihren Online-Shop ohne Programmierkenntnisse unter: https://merchrocket.shop/.
Beispiele für virtuelle Events
Townhall-Meetings
Immer mehr Unternehmen nutzen virtuelle Townhall Meetings für Ihre interne Kommunikation. Diese bieten die Möglichkeit, Live-Videoinhalte gesichert an eine große Masse an Mitarbeitern zu übertragen ohne Qualitätseinbußen.
Virtuelle Teambuilding Events
Vom gemeinsamen Erlebnis leben Team-Events. Digital werden mittlerweile viele Optionen für Teambuilding-Events angeboten, die dem Offline-Programm in nichts nachstehen. Dazu gehören zum Beispiel Online-Karaoke, virtuelle Escape Rooms oder sogar digitale Wine Tastings.
Digitale Workshops & Schulungen
Online-Workshops, Webinare und Schulungen gelten schon seit Jahren als geeignete Alternative zu In-Person Angeboten. Die zeitliche und örtliche Flexibilität macht dieses Format besonders beliebt.
Online-Konferenzen
Auch Online-Konferenzen sind im digitalen Bereich bereits ein gängiges Format. Unter einem strikten Zeitplan halten abwechselnd Speaker:innen Vorträge oder Workshops zu verschiedenen Themen ab. Mit Hilfe von Videocalls und geeigneter Software können Konferenzen problemlos digital stattfinden.
Virtuelle Messen
Messen in virtueller Form sind im Kommen und wirken eindrucksvoll! Durch die Hallen zu schlendern und verschiedene Stände zu besuchen und das ganz virtuell ist die Ideal-Lösung, einen Vor-Ort-Besuch nachempfinden zu können zu Zeiten einer Pandemie. Es gibt schon Software, die genau das ermöglichen soll, auch wenn der Aufwand dementsprechend noch hoch ist. Allzwecktauglich dürfte es aber allemal in den nächsten Jahren werden.
Virtuelles Recruiting
Human Resources Teams setzen immer mehr auf virtuelles Recruiting. Mit Video-Chat-Funktion in einer virtuellen Sitzung erfolgt das Meeting ganz orts- und zeitunabhängig erfolgreich wie in Person.
Awardverleihungen
Streamen Sie mit höchster Streamingqualität und interaktiven Features Ihre Awardverleihung und bieten Sie die Aufnahme anschließend per On-Demand-Abruffunktion in Ihrer Videobibliothek kostenlos für Ihre Kunden:innen/Teilnehmer:innen an. Die diesjährige Oscar-Verleihung ist ein gelungenes Beispiel, wie eine Awardverleihung, ganz virtuell mit hohen Sicherheitsvorkehrungen und einer begrenzten Anzahl an Teilnehmer:innen, stattfinden kann. Für die Zuschauer:innen war das Event leicht von Zuhause aus mitzuverfolgen.
Produktlaunch
Präsentieren Sie Ihr neues Produkt, indem Sie eine atemberaubende Einführungsveranstaltung durchführen. Nutzen Sie dabei interaktive Tools, um Besucher:innen umfassend über Ihr neues Produkt zu informieren und die Konversation mit Funktionen wie Video-Chat, Q&As und Umfragen in Gang zu bringen.
Börsengang
Ein Börsengang kann ohne Komplikationen per Livestream an eine Vielzahl von Teilnehmer:innen übertragen werden. Welche Reichweite und Qualität möglich ist, ist von Anbieter zu Anbieter einer Eventplattform unterschiedlich.
Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
Wenn Sie eine virtuelle Eröffnungsveranstaltung mit allen New-Joinern planen wollen, dann eignet sich ein Onboarding-Event am besten dafür. Planen Sie individuelle Sessions, Willkommensgeschenke, Kennenlerntermine und Q&As in Ihre virtuelle Onboarding-Veranstaltung mit ein.
Soziales Intranet
Soziales Intranet verspricht abteilungsübergreifend eine effiziente Zusammenarbeit von Cross-Funktionalen Teams. Wissen wird schnell und einfach firmenintern zugänglich gemacht und Mitarbeiter:innen erhalten die Möglichkeit, verschiedenste Beiträge zu kommentieren und zu diskutieren.
Mitarbeiteransprachen
Planen Sie Mitarbeiteransprachen virtuell per Einladungslink mit höchsten Streamingqualitäten und hilfreichen Features wie Bildschirmübertragung, Chat-Funktion und Umfragen.
Online-Meetings
Gerade mit Beginn der Corona-Krise hat die Anzahl an Online-Meetings rasant zugenommen. Ortsunabhängig ist es Unternehmen möglich, digital miteinander zu kommunizieren.
Fazit
Ohne Zweifel gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, die verschiedensten virtuellen Event-Formate durchzuführen. Wagen Sie den Schritt Richtung digitales Event und kreieren Sie Erinnerungen, die Ihre Teilnehmer:innen so schnell nicht vergessen werden!
