Der flexible Wechsel zwischen dem Arbeitsplatz im Büro und dem Home-Office gehörte für viele Menschen bereits vor der Pandemie zum Alltag. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben während der Lockdowns erste Erfahrungen mit der Arbeit außerhalb ihres Büros gesammelt – und wollen nicht mehr zurück.

Dieser Wandel erklärt auch, warum viele Unternehmen die Mitarbeitenden nicht einfach wieder zurück in die Büros holen, sondern zukünftig auf mehr Flexibilität setzen.

Videokommunikation bildet in diesen hybriden Arbeitswelten die wichtigste Brücke zwischen den Mitarbeitenden. Und die haben mit dieser Kommunikationsform positive Erfahrungen gemacht. Wie unsere repräsentative Trendstudie 2022 zum Thema Videokommunikation in Unternehmen zeigt, wünscht sich fast die Hälfte (45 Prozent) aller Befragten im Homeoffice generell mehr Videoeinsatz in ihrem Job.

Der Arbeitgeber kann die Beschäftigten dabei unterstützen, die Vorteile der Videokommunikation auch im Home-Office auszuschöpfen. Eine solide technische Ausstattung bildet dafür die Grundlage, passende Software, Tools und Gadgets vereinfachen die Zusammenarbeit – und damit die gelingt, können Unternehmen mit der Schaffung der richtigen Voraussetzungen im Arbeitsalltag unterstützen.

1. Einfaches und sicheres hybrides Arbeiten ermöglichen

Wenn die Mitarbeitenden eigene Geräte im Heimbüro verwenden dürfen (oder im Rahmen von BYOD – bring your own device – sogar dazu animiert werden) muss die verwendete Software problemlos zu installieren und zu benutzen sein. Plug-and-play lautet das entscheidende Stichwort. Niemand möchte gern eine wichtige Besprechung versäumen, nur weil das Zusammenspiel zwischen Hard- und Software aufgrund von Treiberproblemen oder anderen Schwierigkeiten gestört ist. Solche Probleme sorgen für Frustration und Stress. Beides keine günstigen Voraussetzungen für einen fruchtbaren Austausch.

Bei der Arbeit im Home-Office werden die Beschäftigten mit vertraulichen und schützenswerten Informationen arbeiten. Unternehmen müssen hier auf ihre Compliance achten. Firmen bleiben etwa im Rahmen der DSGVO für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich; selbst wenn die Mitarbeitenden daheim arbeiten. Insofern ist die Einrichtung von sicheren Netzwerkzugriffen essenziell. Das gilt insbesondere, wenn für den Internetzugang private Router der Mitarbeitenden zum Einsatz kommen.

2. Die richtige Software für Hybrid Workers

Gerade bei hybriden Teams ist es wichtig, das alle den Überblick behalten. Projektmanagement- und Online-Collaboration-Tools sorgen dafür, dass die Beteiligten ihre Aufgaben und die Projektstände im Blick haben: In Echtzeit über Online-Dashboards. Dazu gehören zum Beispiel factro, trello, Miro oder Asana.

Wer nicht am selben Ort arbeitet, muss anderes kommunizieren. Echtzeit-Kommunikationstools wie Teams und Zoom ermöglichen es den Mitarbeitenden im schnellen Austausch zu bleiben. Virtuelle Meetings und Video-Calls sorgen dafür, dass dieser möglichst persönlich bleibt und alle miteinbezieht.

Wird eine Software neu eingeführt oder kommen neue Mitarbeitende ins Unternehmen, unterstützen Schulungen und Tutorials dabei, dass die Arbeit möglichst rasch produktiv wird. Wer sich mit den Tools überfordert fühlt, wird in der Konsequenz keine optimale Arbeitsleistung bringen können und mehr Zeit für Aufgaben benötigen.

Damit sowohl Remote- als auch Vor-Ort-Arbeitende schnell eingearbeitet werden können, empfiehlt sich der Einsatz von videobasiertem Training – das kann von allen im eigenen Tempo sowie orts- und zeitunabhängig durchgeführt werden.

3. Passende Gadgets und Tipps fürs hybride Arbeiten

Die Kommunikation per Video fällt mit einem guten Headset leichter. Nicht jeder Mitarbeitende kann oder möchte sich in ein eigenes Arbeitszimmer zurückziehen. Noise-Cancelling blendet störende Alltagsgeräusche aus. Um den Wechsel zwischen Büro und Home-Office zu vereinfachen, kann es sinnvoll sein, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl ein Headset für das Büro als auch den Heimarbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Die Kopfhörer gibt es mit sehr guten Bewertungen in verschiedenen Preisklassen, vom günstigeren Modell wie Kygo A9/600 bis zur Premium-Variante von Bose.

Kostenlos zur Verfügung gestellte, platzsparende Trennwände oder Paravents fürs Homeoffice sind ein Zeichen gegenüber den Mitarbeitenden, dass das Unternehmen den Wunsch nach Privatsphäre respektiert. Sie können eine Alternative zu digitalen – und manchmal unpassenden – Hintergründen sein, die sich über die Videokonferenztools einstellen lassen. Denn nicht jeder zeigt den Kolleginnen und Kollegen gern, wie es bei ihm zu Hause aussieht.

Produktive Besprechung leben vom Informationsaustausch; dem schnellen Erfassen von Ideen. Im Meeting-Raum im Büro greifen die Teilnehmenden dafür auf Whiteboard, Flipchart und Bildschirme zurück. Wer online zugeschaltet wird, muss die Möglichkeit haben, all dies zu überblicken und sich einzubringen. 360-Grad-Lösungen wie die Meeting Owl Pro bilden die produktive Stimmung und Umgebung solcher Besprechungen digital nach. Eine 360-Grad-Kamera vermittelt den Nutzerinnen und Nutzern den Eindruck, sich mitten im Geschehen zu befinden. Ergänzen kann dies ein interaktives Whiteboard, das den Austausch von Informationen und das gemeinsame Skizzieren von Ideen vereinfacht.

4. Organisation für produktive hybriden Meetings

Hybride Meetings können tückisch sein: Durch Videokommunikation können schnell Missverständnisse entstehen, Zeitverzögerungen und technische Aussetzer können das Gespräch ins Stocken bringen, gibt es keine Agenda und Moderation fallen sich die Teilnehmenden ins Wort oder es sprechen immer nur dieselben. Der richtige Zeitpunkt, etwas zur Diskussion beizutragen ist dann schnell verpasst – zurückhaltende Mitarbeitende werden immer mehr zu Zuhörenden anstatt sich an der Diskussion zu beteiligen.

Damit der gemeinsame Austausch zwischen Remote- und Präsenz-Mitarbeitenden erfolgreich ist, sollten deshalb einige Spielregeln eingehalten werden. Eine klare Agenda, Zeitplan und Zielsetzung schaffen Klarheit und fokussieren die Teilnehmenden auf die gestellten Aufgaben. Idealerweise wird eine Person als Moderator:in bestimmt. Sie achtet darauf, dass die extern zugeschalteten Kolleginnen und Kollegen zu Wort kommen.

Es ist auch hilfreich, einen Guide zum Umgang mit und in Videokonferenzen zu erstellen. Darin können Unternehmen häufige Fragen klären, wie „Was ist ein akzeptabler Hintergrund?“, „Werden die Mikrophone immer auf stumm gestellt, wenn eine andere Person spricht?“, „Sollen die Kameras immer eingeschaltet werden?“.

Die Zunahme von Videokonferenzen hat auch einen neuen Begriff mitgebracht: Die „Videomüdigkeit“. Videomeetings verlangen den Teilnehmenden eine aktivere Teilnahme ab als Audiokonferenzen, da sie oft lange Zeit am Platz sitzen oder stehen und in die Kamera schauen.

Gegen die „Videomüdigkeit“ hilft, Besprechungen ausschließlich innerhalb von definierten Kernarbeitszeiten abzuhalten, sie möglichst kurz zu gestalten und regelmäßig Pausen einzuplanen. Auch ein „meetingfreier“ Tag in der Woche verhindert, dass die Beschäftigten sich als Abhängige ihres Zeitplans fühlen. Denn zur Flexibilität gehört auch, diese nutzen zu können.

5. Den Zusammenhalt stärken – mit hybriden Events

Der kleine Plausch auf dem Büroflur, ein kurzer Austausch beim Kaffeeautomaten, das gemeinsame Mittagessen – in hybriden Teams entfallen diese spontanen sozialen Interaktionen. Auch das Sommerfest oder die Weihnachtsfeier können nicht wie gewohnt mit allen vor Ort  stattfinden. Dabei tragen solche Veranstaltungen enorm zum „Wir-Gefühl“ und Kickoff-Veranstaltungen zu einem besseren gemeinsamen Verständnis der Mitarbeitenden über die kommenden Aufgaben und Projekte bei. Sie stärken die Identifikation mit dem Unternehmen und den Kolleginnen und Kollegen. Gut geplant und mit der richtigen Technik sind auch hybride Veranstaltungen absolut dazu geeignet.

Hybride Veranstaltungen sind die Antwort auf hybride Arbeits- und Organisationsformen. Lösungen wie „Virtual Events“ bieten eine leistungsstarke Basis zur Durchführung von hybriden Veranstaltungen. Sie bietet zahlreiche Optionen, die so wichtige Kommunikation im kleineren Kreis auch im digitalen Raum zu ermöglichen und das Knüpfen von neuen Kontakten zu erleichtern. Und das problemlos auch mit sehr vielen Teilnehmenden.

„Hybrid“ und „digital“ schließen Erlebnis und Emotionen nicht aus. Mit einer Portion Kreativität können Unternehmen auch in hybriden Formaten bleibende Eindrücke schaffen.